众所周知，档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。在过去，部门都采用纸张资料保存档案，不仅消耗大量人力物力，更是*受人员流动和环境变化而导致档案丢失，无法完整、长期的保存。

随着现代信息技术的发展，它为档案数据的存储和高效利用提供了科学有效的手段和工具——档案管理系统。

档案管理系统的主要功能：

1.档案转移功能:

档案的来源多种多样的档案管理机构之间可能存在档案交换或转移，同一组织内的多个档案管理机构也可能存在档案交换或转移。使用档案管理系统，可以快速准确地定位档案信息，确保档案信息的严谨性和完整性。

2.档案校正功能:

档案归档后，不得轻易修改或更改档案信息，但在实际的档案管理活动中，由于各种原因，可能需要纠正档案信息。利用档案管理系统，可以有效、准确地纠正档案数据，节省时间，提高效率。

3.档案鉴定功能:

在档案的存储和使用过程中，档案可能会损坏、丢失、保存期后的调整、密度调整或开放。档案管理系统将自动检查档案的存储期，系统将自动提示相关业务人员接近或已过期的档案。

4.档案保存功能:

由于采用高端信息数据库技术作为强有力的支持，档案管理系统中的数据可以自动、安全地保存。即使中间有问题，错误前的档案信息也可以通过备份数据库恢复，安全实用。

5.档案销毁功能:

在档案的保存和使用过程中，由于各种原因，需要销毁一些档案。在严格的审批流程下，必须严格控制和控制档案的销毁。

系统提供两种销毁方式：

(1)彻底删除该方法后，系统从数据库中完全删除该文件的记录。

（2）正常的销毁方式，在实施该销毁方式后，系统只标记了该文件，并没有从数据库中物理删除该文件记录，但从那时起，该文件将无法使用，如无法查阅、下载、复印等。

部门将获得的好处：

1. 促进企事业档案资源共享

档案资源的控制突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修改、上传档案。

2. 增强档案安全性

多层次、多方面的安全控制，确保档案的安全共享、保存和使用。

3.省时省力

不必再为档案管理工作的繁杂而苦恼，因为档案管理系统会清晰的分类、即时调用、省时省力，方便快捷。

档案管理系统的特点：

1.各类档案的综合集中管理；

2.基于浏览器的管理窗口；

自动建立各种索引，便于搜索；

4.通过权限设置确保档案安全；

5.详细记录用户的各种操作和档案更新。